Samenwerking en excellentie staan centraal bij het nieuwe College van Bestuur

“Voor je zit een nieuw college, maar nog niet volledig”, zegt collegevoorzitter Robert-Jan Smits, gezeten aan tafel in zijn kamer in Atlas, met naast hem de nieuwe rector Silvia Lenaerts. Ze hebben deze week samen het nieuwe academische jaar geopend, voor een overvolle Blauwe Zaal en Senaatszaal. “Het was fantastisch om te zien dat er zoveel mensen op ons mooie programma af kwamen”, zegt Smits trots.

Het bestuur van onze universiteit is dit jaar aan flink wat wisselingen onderhevig geweest: terwijl voorzitter Robert-Jan Smits aan zijn tweede termijn begon, maakte rector Frank Baaijens na acht jaar plaats voor Silvia Lenaerts. Vicevoorzitter Nicole Ummelen wordt, na elf jaar TU/e, de nieuwe voorzitter van de Open Universiteit. De procedure voor haar opvolging is in volle gang. En universiteitssecretaris Susanne van Weelden werd in juni opgevolgd door Patrick Groothuis, hiervoor directeur van Education and Student Affairs (ESA).

100 dagen

Lenaerts heeft ten tijde van het gesprek haar eerste honderd dagen er al ruim op zitten. “De TU/e is echt een fijne club”, vertelt ze met een grote glimlach. “Er heerst hier een sfeer van ‘wij zijn jong en willen er samen iets moois van maken’. Ik heb al zoveel fijne mensen ontmoet met een enorme passie voor de universiteit. Het geeft me een heel fijn gevoel dat mensen de TU/e als hún campus en gemeenschap beschouwen en die verder mee willen opbouwen - in verbinding met de stad en de Brainportregio.”

Academische waarden

Ze ziet graag dat binnen ‘die fijne club’ meer aandacht komt voor academische waarden en menselijk contact. “Ik zeg niet dat dat er nu niet is, maar ik wil de academische waarden meer bovenaan zetten. Autonomie en vrijheid zijn natuurlijk belangrijk. Collegiaal samenwerken, oog voor elkaar hebben, naar elkaar luisteren en met respect en integriteit met elkaar omgaan - ongeacht de achtergrond of visie van de ander - zijn minstens zo belangrijk.”

Zelf is ze van de directe aanpak. “Wees eerlijk en direct en práát met elkaar”, zo geeft ze mee. “Zeg wat je doet en doe wat je zegt. Daarmee voorkom je vaak dat zaken escaleren.”

Wees eerlijk en direct en práát met elkaar.

Rector magnificus Silvia Lenaerts

Om het belang van de academische waarden en integriteit te benadrukken, wordt oud-decaan van Industrial Engineering & Innovation Sciences Ingrid Heynderickx binnenkort benoemd tot ambassadeur Integriteit.

Vertrouwen

Iedere bestuurswissel gaat gepaard met de nodige dynamiek. Elkaar en elkaars stijl voor leiderschap en samenwerking leren kennen, wordt serieus aangepakt met wederzijds commitment. Lenaerts: “We willen elkaar echt heel goed kennen, zodat we de ander volledig kunnen vertrouwen. We streven ernaar dat iedereen met eigenheid de dingen kan oppakken die hem of haar nauw aan het hart liggen - en dat we de ander daarin meenemen.”

“Silvia heeft gelijk”, bevestigt Smits. “We willen heel veel investeren in elkaar. We hebben een heidag gehad, praten veel, delen veel met elkaar. We willen dat het nieuwe college, inclusief de secretaris, een superhecht team is. Dat we samen moeilijke dossiers kunnen bespreken en één lijn kunnen trekken daarin.”

Secretaris

“Met Patrick Groothuis hebben we een ‘zware’ secretaris binnengehaald, die grote dossiers oppakt en vooruit wil, net als wij”, zegt Smits. Hij concludeert tevreden dat ze elkaar al aardig beginnen te kennen. “Ik sta er soms van te kijken hoe we over veel dingen precies hetzelfde denken. Silvia heeft een enorme energie en commitment. Ze houdt van snelheid, wil doorpakken.” “Die resultaatgerichtheid hebben we met elkaar gemeen”, zegt Lenaerts.

Veel sollicitanten

De sollicitatieprocedure voor de nieuwe vicevoorzitter is in volle gang. “Eind oktober is de laatste selectieronde, dan weten we wie Nicole Ummelen gaat vervangen.” Het zal begin 2024 worden voor die aan de slag gaat, verwacht Smits.

Het college is trots dat er zoveel belangstelling is voor de functie. “We hebben reacties gehad van vijftig tot zestig kandidaten, zelfs uit het buitenland”, zegt Smits. “Met onze reputatie en bekendheid zit het dus wel goed”, concluderen ze tevreden.

Herverdelen

Tot het college weer compleet is, zijn de portefeuilles met strategische onderwerpen verdeeld onder de twee collegeleden en de universiteitssecretaris. Smits: “Ik heb campusontwikkeling en kennisveiligheid erbij gepakt, Silvia doet personeelsmanagement.” Lenaerts: “Ik wil vol inzetten op de mensen, verbinding en samenwerking.”

“En omdat Silvia een enorme passie heeft voor valorisatie, heeft ze dat van mij overgenomen”, vervolgt Smits. “Dat bespreken we straks natuurlijk ook met het derde collegelid. We willen elkaar overal bij betrekken”.

Bureaucratie

Het viel Lenaerts op toen ze aan de TU/e begon, dat de universiteit veel procedures heeft. “Ik houd van een directe aanpak, maar hier wordt sneller voor een meer juridische aanpak via lange mails gekozen.” Smits kwam tot dezelfde conclusie toen hij vier jaar geleden vanuit Brussel naar de TU/e kwam. “Ik vind de bureaucratische rompslomp hier stukken groter dan bij de Europese Commissie. Bovendien vergader ik hier meer dan in Brussel, wat mensen bijna niet kunnen geloven”, zegt hij.

“De universiteit is veel complexer, dat komt deels door onszelf, maar ook door alle regels die de overheid ons oplegt. We moeten ons verantwoorden voor kennisveiligheid, studentenwelzijn, financiën, et cetera. We moeten kijken waar we kunnen afbouwen, zodat onze mensen meer tijd hebben om hun échte werk te doen”, zegt Smits.

Simpeler maken

Ook intern is er werk aan de winkel, zeggen Lenaerts en Smits. “Ik zie veel samenwerking tussen faculteiten en onderzoekers, maar ik zie ook verkokering bij faculteiten en diensten”, aldus Lenaerts. “Verschillende personen doen min of meer hetzelfde werk, maar vanuit andere vakjes. Dat kan efficiënter.”

Het kan niet zo zijn dat een PI aan een andere faculteit andere rechten heeft.

CvB-voorzitter Robert-Jan Smits

“We moeten onze interne procedures en werkmethodes herzien”, vindt Smits. “Er zijn ongewenste verschillen tussen faculteiten als het gaat om bijvoorbeeld een benoemingsadviescommissie of het PI-model (principal investigator, red.). We moeten het simpeler maken en standaardiseren. Het kan niet zo zijn dat een PI aan een andere faculteit andere rechten heeft.”

“We moeten standaardiseren én vereenvoudigen”, vult Lenaerts aan. “De vraag waarom we iets op een bepaalde manier doen, wordt niet meer gesteld. Er wordt gewoon een extra stapje in complexiteit toegevoegd, in plaats van te kijken waarom we iets doen zoals we het doen. Of dat er misschien iets weg kan.”

Governance

Vereenvoudigen en efficiënter werken zijn ook wensen van het CvB als het gaat om de governance van onze universiteit, de manier waarop de TU/e bestuurd wordt. “We hebben veel fora waarbinnen we over hetzelfde onderwerp vergaderen”, geeft Smits als voorbeeld. “We praten met de decanen, met de directeuren, met de instituten. We praten vaak over hetzelfde onderwerp, maar doen dat nooit met iedereen bij elkaar. Dat kan efficiënter.”

We praten vaak over hetzelfde onderwerp, maar doen dat nooit met iedereen bij elkaar. Dat kan efficiënter.

CvB-voorzitter Robert-Jan Smits

Deze conclusie werd tijdens het decanendiner voor de zomervakantie onderschreven door de decanen. Smits: “We waren blij dat er veel herkenning was bij de decanen. We moeten de universiteit met z’n allen maken. Het is niet diensten tegen faculteiten - we moeten het samen doen.” Een werkgroep onder leiding van decaan Edwin van den Heuvel gaat kijken hoe de governance beter kan worden ingericht.

Betrekken bij nieuwe strategie

Het college vindt het belangrijk om de gemeenschap te betrekken bij het vormen van een nieuwe visie voor de toekomst. Het huidige Instellingsplan loopt nog tot 2025. Het afgelopen jaar is dat plan tijdens de midterm review met de gemeenschap onder de loep gehouden. Met als resultaat dat er meer aandacht komt voor excellentie, duurzaamheid en wellbeing.

“We zien geen aanleiding om radicale veranderingen aan te brengen in het huidige Instellingsplan”, zegt Smits. “Gelukkig zijn de decanen dezelfde mening toegedaan. Excellentie blijft centraal staan, en we gaan kijken hoe we talent beter kunnen aantrekken en behouden, onder meer door onze onderzoeksinfrastructuur te moderniseren.”

Het is niet alleen science for science, maar ook science for society.

Rector magnificus Silvia Lenaerts

Van buiten naar binnen

De negen faculteiten zijn momenteel bezig met het schrijven van hun wetenschappelijke strategie. “Dit is het moment om te zorgen dat die strategieën meer op elkaar worden afgestemd”, zegt Smits.

Een ander belangrijk punt daarbij is dat faculteiten meer dan ooit nadenken over hun bijdrage aan de samenleving. “Hoe gaan ze helpen om de transities vorm te geven. Er moet meer van buiten naar binnen worden gedacht”, zegt Smits. “Het is niet alleen science for science, maar ook science for society”, besluit Lenaerts.