‘We nemen drempels weg met SQUAD’
Finance & Control en Human Resource Management zoeken de samenwerking op tijdens en vooral ná de SQUAD-zelfevaluatie.
“SQUAD heeft ons laten zien dat sommige zaken waar wij als Finance & Control tegenaan lopen, ook spelen bij onze ‘buren’ van Human Resource Management (HRM). Als we die samen aanpakken, staan we sterker”, zegt Marloe van Breugel-Krijnen van Finance & Control over het zelfevaluatie-traject waarin haar dienst momenteel zit samen met HRM.
“Het brengt het gesprek op gang. We denken meer na over waarom we dingen doen zoals we ze doen. En of dat dat beter of gemakkelijker kan.” Kevin Kreemer, financial reporting specialist bij Finance & Control, ziet de SQUAD-zelfevaluatie waarin zijn dienst en Human Resource Management momenteel samen optrekken, als een kans om de kwaliteit en efficiëntie te verhogen.
“SQUAD brengt zeker iets in beweging”, constateert ook Marloe van Breugel-Krijnen, data domain coördinator bij Finance & Control. Zij was samen met Kreemer en nog een aantal F&C-collega’s begin februari aanwezig bij de SQUAD-hackathon die HRM had georganiseerd in het Evoluon.
AFAS versus Oracle
“We waren uitgenodigd om mee te denken over leiderschap en samenwerking. Ik draai al lang mee aan de universiteit, heb onder andere als controller bij verschillende faculteiten gewerkt, dus ik kon vanuit diverse invalshoeken erover meepraten en -denken”, zegt Van Breugel-Krijnen.
Haar dienst F&C maakt veel gebruik van data die HRM beheert. “Daarom is het belangrijk dat we elkaar nog meer opzoeken en dus nog beter vinden. We vinden elkaar wel al, maar nog niet goed genoeg.”
Kevin Kreemer merkt in zijn werk als reporting specialist, waarin hij faculteiten financieel inzicht geeft, dat er veel overlap is met HRM. “De gewenste informatie staat her en der verspreid. Het is soms een echte zoektocht om tot de juiste cijfers te komen, omdat we met verschillende systemen werken. HRM werkt in AFAS en wij in Oracle. Ik ben in mijn werk afhankelijk van goede samenwerking om de juiste data en inzichten naar boven te brengen. Ik denk dat SQUAD oplossingen kan brengen en een kwaliteitsslag kan opleveren.”
Blijf in gesprek en probeer samen de oplossing te vinden
Marloe van Breugel-Krijnen, data domain coördinator bij Finance & Control
Partnerschap
Het draait niet alleen om hoe de diensten de processen beter en efficiënter kunnen inrichten, maar ook het beter met elkaar kunnen samenwerken. Niet alleen met andere diensten, maar vooral ook met de klanten: de faculteiten. Van Breugel-Krijnen: “Ik merk dat we nu al meer denken vanuit de klant en samen optrekken om te bieden wat ze nodig hebben. Die samenwerking als partners, dat is waar we naartoe willen. Blijf samen in gesprek en probeer samen de oplossing te vinden.”
‘Goed samenwerken komt van twee kanten’
Menno Prins, hoogleraar Molecular Biosensing bij de faculteiten BioMedical Engineering en Applied Physics, was betrokken bij de zelfevaluatiefase van Finance & Control in SQUAD. “Het is goed om als organisatie regelmatig te reflecteren op jezelf”, vindt Prins.
Hij geeft een inkijkje in waar hij als wetenschapper behoefte aan heeft als het gaat om financiële zaken: “We draaien verschillende projecten tegelijkertijd, zowel nationale als internationale projecten. Er moeten budgetten worden opgesteld en beheerd. Mijn vragen zijn daarbij heel divers; soms financieel, soms administratief, soms juridisch.”
Prins heeft één aanspreekpunt binnen F&C voor al zijn vragen, en dat is Jacqueline Cremers-Nijssen. “Met haar praat ik elke twee weken via Teams bij. We werken een lijstje met vragen af. Soms moet Jacqueline binnen haar organisatie bij experts op zoek naar antwoorden, of doet ze navraag in de faculteit. En soms moet ik iets uitzoeken in de projecten die wij draaien. Deze werkwijze is voor ons beiden erg effectief. Ik heb één aanspreekpunt en zij slaat voor mij de brug naar andere specialisten.”
Partnerschap
De samenwerking ziet Prins als een partnerschap, niet als ‘ik vraag, zij draaien’. “We kijken samen naar hoe je het budget op een goede manier opstelt en invult. Dat vereist expertise van beide kanten. Ik vertrouw erop dat ze bij F&C weten wat er nodig is voor alle rapportages en voor eventuele audits in de toekomst. Daar heb ik geen kaas van gegeten, en wil ik me ook niet mee bezig houden.”
“Jacqueline en ik spreken elkaar kort, maar regelmatig. We hebben elkaars taal inmiddels geleerd. Dat is heel fijn als je bezig bent met lastige processen die vaak meerdere acties nodig hebben. Daarin houden we elkaar scherp. En ik verwacht niet dat er altijd meteen een oplossing is, we geven elkaar de tijd en het vertrouwen om het op te lossen.”
Deze maand leveren de twee diensten hun voorstel voor een concept veranderplan in, dat daarna wordt beoordeeld door een externe review commissie. Het wordt daarnaast ook breed besproken en geëvalueerd met verschillende stakeholdergroepen binnen de universiteit. Op basis van het adviesrapport van de externe reviewcommissie en de feedback uit de organisatie volgt een definitief veranderplan. Beide diensten gaan daarna aan de slag om de gewenste veranderingen in te zetten.
Breder beeld
Volgens Ingrid Lenssen, verandermanager bij F&C, kunnen ze binnen F&C niet wachten om aan de slag te gaan. “Finance & Control was al in 2021 bezig met een nieuwe strategie.” Om die reden werd Lenssen in 2021 aangesteld. “In diezelfde periode startte de eerste ronde van SQUAD. De periode van onzekerheid op de impact van werkzaamheden van F&C-medewerkers is daardoor vrij lang.”
Lenssen: “De toegevoegde waarde van SQUAD is dat we nog meer met onze partners in gesprek zijn gegaan binnen de hele universiteit. Dat geeft een nog breder beeld van waar we staan en wat er nodig is voor de gewenste verandering”.
Ons
Een belangrijke les die uit het SQUAD-proces naar voren is gekomen, is dat er onvoldoende vanuit ‘ons’ wordt gesproken. Lenssen: “Het zit in de cultuur van onze organisatie dat we nog veel redeneren vanuit onze eigen professie en van daaruit handelen en beslissingen nemen. Pas daarna voeren we het gesprek. Dat zorgt ervoor dat we elkaar onvoldoende vinden om een probleem aan te pakken.”
“Ik hoop dat we onze partners kunnen bieden wat zij nodig hebben om goede beslissingen te nemen voor onze organisatie. En dat dat gebeurt in een sfeer van wederzijds vertrouwen en professionaliteit. Waarin onze mensen het beste uit zichzelf kunnen halen en mogelijkheden zien om hun rol te pakken.”
Van Breugel-Krijnen is ervan overtuigd dat haar afdeling en alle diensten na SQUAD de toekomst met vertrouwen tegemoet kunnen zien. “Onze organisatie moet zichzelf blijven verbeteren. Voor de universiteit zelf, maar ook om de groei die de Brainportregio van ons vraagt te kunnen ondersteunen.”
UIT ONZE STRATEGIE: OVER SQUAD
Bij een top-universiteit, hoort top-ondersteuning, zo trapten CvB-leden Frank Baaijens en Nicole Ummelen de SQUAD-operatie (Support Quality Drive) voor de zomervakantie van 2022 af. Hoe kunnen we de primaire processen, onderzoek en onderwijs, het beste ondersteunen, nu en in de toekomst? Daar moet SQUAD antwoord op gaan geven door kritische zelfreflectie en veranderplannen. Er zijn vier rondes die zo'n anderhalf jaar in beslag zullen nemen samen. Information Management and Services en Data Management and Library draaiden de eerste ronde, en momenteel zijn Finance & Control en Human Resource Management bezig met hun zelfevaluatie. In de derde ronde zitten het Facility Management Center, het Equipment and Prototype Center, en Real Estate. De vierde ronde heeft vier deelnemers: General Affairs, het Communication Expertise Center, Education and Student Affairs en Innovation Lab.
SQUAD valt binnen onze strategie binnen het thema Resilience. Lees meer over onze Strategie 2030.
Reacties?
Meer over onze strategie
