'Problemen meteen bespreekbaar maken, voorkomt slapeloze nachten'

Laagdrempelig, onafhankelijk en vertrouwelijk. Deze drie woorden kenmerken de werkwijze van Stijn van Puijenbroek, die sinds anderhalf jaar als counselor de 1.941 promovendi en 239 PDEng trainees aan de TU/e bijstaat. In die anderhalf jaar had hij meer dan honderd gesprekken over allerlei onderwerpen en in verschillende gradaties. Dat varieert van communicatieproblemen met je begeleider, tot psychische klachten en de impact van bijvoorbeeld de pandemie op de productiviteit. “Ik ben er voor alle vraagstukken waar ze mee worstelen in hun werk. Als je ergens mee zit, maar je durft het niet met bijvoorbeeld je begeleider te bespreken, dan kun je altijd bij mij terecht.”

En hij roept ze dan ook op om daar niet te lang mee te wachten als iets ze dwars zit. “Ik had ooit een gesprek met een derdejaars PhD die al jaren moeite had met de autoritaire manier van begeleiden van de promotor. Inmiddels had de PhD fysieke klachten en sliep hij slecht als hij de dag erna een gesprek met zijn prof had. Dan denk ik: ‘Wat jammer dat het niet eerder gelukt is om het bespreekbaar te maken, dan was het probleem misschien niet zo groot geworden’.”

Ik ben er voor alle vraagstukken waar PhD’s en PDEng’s mee worstelen. Ze kunnen altijd bij mij terecht

Stijn van Puijenbroek, PhD-PDEng counselor TU/e

Zo sprak Van Puijenbroek met een promovendus die zijn zorgen uitte over het gedrag van een begeleider en de impact die dat had op een collega. Hij had er zelf niet zo’n last van, maar vreesde dat dat op den duur wel zou kunnen gebeuren. “Hij gebruikte mij als spiegel. Klopt het wat ik zie? Vind jij dit gedrag ook ongepast? De vraag is vaak wanneer is er sprake van sociale onveiligheid en wanneer spreek je nog van een samenwerking die ‘gewoon’ niet zo lekker loopt? Het feit dat deze promovendus naar mij kwam, bewijst voor mij de meerwaarde van mijn functie aan de universiteit. Er hoeft niet altijd meteen actie te worden ondernomen; ik ben er ook om gevoelens, stress en gedachtes te kunnen ventileren en valideren. En mee te denken hoe je kunt voorkomen dat iets écht een probleem wordt”, zegt de PhD-PDEng counselor.

Gevoelens van onveiligheid

Veel gesprekken die Van Puijenbroek voert, gaan over problemen met begeleiders: “Sommige promovendi voelen zich geïntimideerd door de manier van feedback geven door een begeleider. Daardoor kunnen ze zich onveilig voelen. Ik vraag dan bijvoorbeeld of ze er met anderen over spreken en wat die erover zeggen. ‘Mijn collega’s zien het ook, het is al jaren zo’, hoor ik dan wel eens. Of: ‘Gewoon slikken en doen wat er gezegd wordt, dan ben je er vanaf’ en ‘Het is al eerder aangekaart, maar het verandert toch niet’. Dan moet je van goede huize komen om dit aan te kaarten. Want sommige promovendi raken enorm in de stress hierdoor, tot nachtmerries aan toe.”

Hij vindt het vooral belangrijk om de PhD’s die hiermee bij hem komen, te empoweren. “Dan praten we erover hoe je kunt laten weten dat de manier van feedback geven niet goed gaat, dat jij er last van hebt omdat het bijvoorbeeld altijd negatief-kritisch is. Ik coach ze in gespreksvoering, want daarmee houden ze het zelf in de hand. Als jij niet de richting bepaalt, doen anderen het. Soms werkt het, soms niet. Wat is dan je volgende stap? Met wie ga je dan praten? Ik kan altijd wel helpen om een oplossingsrichting te helpen vinden.”

Vertrouwelijkheid en oplossingen

De vertrouwelijkheid die de counselor in acht neemt, beschouwt hij als een groot goed, omdat de PhD/PDEng er vanuit kan gaan dat zijn of verhaal binnenskamers blijft. “Soms ben ik op de hoogte van ongewenste praktijken op de werkvloer, maar kan of mag ik daar in de praktijk - nog - niks aan veranderen. Dan kriebelt het bij mij.”

Overleg met andere hulpverleners aan de universiteit is er wel degelijk; soms worden casussen anoniem besproken. “Als iemand zijn ziel en zaligheid bij me heeft blootgelegd, wil ik zeker weten dat ik iemand niet van het kastje naar de muur stuur. Als het gaat om ongewenst gedrag en sociale onveiligheid, dan vind ik overigens wel vaak zinvol om iemand door te verwijzen naar een vertrouwenspersoon. Die kan het signaal namelijk registreren en een dossier aanleggen.”

Naar het juiste loket

Als counselor helpt Van Puijenbroek de jonge onderzoekers vooral met het vinden van de juiste wegen om een probleem op te lossen. “Vaak is luisteren al genoeg, en gedachten helpen structureren, maar soms moet ik ze ook op weg helpen naar een ander ‘loket’ binnen de universiteit. Zo krijg ik wel eens vragen die bij de HR-adviseur thuishoren, bijvoorbeeld over de mogelijkheid tot verlenging van een project omdat iemand ziek is geweest, of zwanger. Ze weten vaak niet bij wie ze terecht kunnen met dat soort vragen.”

Van Puijenbroek weet inmiddels perfect de weg in het netwerk van hulplijnen die er aan de universiteit zijn. “Toen ik anderhalf jaar geleden begon, was dat een van mijn eerste taken: overzicht krijgen waar je terecht kunt met welke vraagstukken. Er zijn zoveel loketten: psychologen, arbo-artsen, HR-functionarissen, de ombudsman, vertrouwenspersonen.” Samen vormen ze een netwerk waar ook hij baat bij heeft, bij gebrek aan een team. “We bespreken soms casussen, maar altijd anoniem.”

Psycholoog vs counselor

“Soms is alleen een gesprek met mij al voldoende, soms is een verwijzing naar de psycholoog nodig. Ik merk dat mensen vaak een drempel over moeten voor ze naar een psycholoog stappen, blijkbaar komen ze gemakkelijker naar mij toe. Maar soms kom je samen toch tot de conclusie dat een afspraak met een psycholoog de beste stap is. Als counselor probeer ik in gesprekken mensen te empoweren, ze in de juiste richting zetten, bevestigen wat goed gaat en welke stappen ze kunnen nemen. Een psycholoog kan je helpen om bijvoorbeeld grip te krijgen op je sombere gevoelens.”

Ik probeer mensen te empoweren, ze in de juiste richting te zetten, zodat ze zelf stappen kunnen zetten

Stijn van Puijenbroek, PhD-PDEng counselor TU/e

Soms is een klein duwtje in de rug al genoeg, weet Van Puijenbroek uit ervaring. Tijdens de coronapandemie merkte hij dat vooral de wereld van internationals heel klein kon worden (lees ook hoe deze twee internationals hun problemen overwonnen). “Ze vervallen in hun eigen gedachten en negatieve spiraal. Ik ben dan vaak een van de eersten met wie ze een gesprek aangaan en kan ze helpen de dingen onbevooroordeeld op een rijtje te zetten. Dat hadden ze ook kunnen voeren met een goede vriend of vriendin, maar vaak schamen ze zich daarvoor.”

“Ik sprak een PhD die tijdens de lockdown aan het vereenzamen was in zijn eigen wooneenheid. Hij kwam nergens, zag niemand. Ik heb hem toen voorgesteld een afspraak bij het Sportcentrum te maken om een sport te gaan doen. Dan ontmoet je direct mensen, en wie weet wat daaruit voorkomt’.”

Van Puijenbroek wil vooral dat PhD’s en PDEng’s hun weg naar hem vinden. En dat zij bij twijfel ook bij hem aan de bel trekken. “Liever een gesprek te veel, dan jaren aanmodderen. Er staan elke week negen gespreksopties open bij me, en het kan ook weer op de campus, dus boek een afspraak, want ik ben er voor jullie.”

Heb je behoefte aan een gesprek met de PhD-PDEng counselor? Je kunt hier een afspraak plannen.