“Stop met sociale veiligheid agenderen, start met handelen”

Al vóór Anna Soedira officieel begint als ombudsman aan onze universiteit, is ze al benaderd door TU/e-medewerkers met het verzoek een gesprek in te plannen. “Als je me googelt, vind je mijn mediationbedrijf, dus je houdt het niet tegen dat mensen me benaderen. Maar ik neem in beginsel pas zaken aan vanaf 1 december.”

Het geeft aan dat er behoefte is aan een onafhankelijke functionaris bij conflicten op de werkvloer. De vakbonden aan de TU/e roepen al jaren om de komst van een ombudsman. Die wens leeft niet alleen aan onze universiteit, maar in heel Nederland. Juriste Soedira vervulde hiervoor drie jaar deze functie aan de Universiteit Maastricht. Ze benadrukt dat de komst van een ombudsman geen oplossing is voor alle problemen. “De verwachtingen zijn hooggespannen, maar de ombudsman kan niet in haar eentje alles oplossen. De ombudsman levert één bijdrage aan sociale veiligheid, net zoals bijvoorbeeld de vertrouwenspersonen doen.”

De ombudsman is een vrouw

Het grootste verschil met een vertrouwenspersoon is dat de ombudsman onafhankelijk en onpartijdig is en zich vooral richt op arbeidsconflicten, waar de vertrouwenspersoon zich focust op klachten over ongewenst gedrag. Bovendien heeft de ombudsman een bredere taak zoals bijvoorbeeld gevraagd en ongevraagd adviseren, signaleren, het doen van onderzoek en kijkt de ombudsman breder dan alleen naar het conflict, maar juist ook naar knelpunten, structuren en patronen binnen de organisatie die anders zouden kunnen of moeten. De ombudsman heeft recht op informatie en kan onafhankelijk onderzoek doen naar de situatie - natuurlijk na toestemming van de werknemer in kwestie. Vervolgens kan mediation tussen de partijen een optie zijn.

De naam ombudsman lijkt vreemd wanneer een vrouw de functie bekleedt, maar voor Soedira is de term niet gebonden aan gender. “Bovendien is de naam ‘ombudsman’ heel bekend voor veel mensen, ook in internationaal verband. Ik noem mezelf dus ombudsman.”

Omarmen door iedereen

Van belang voor Soedira is dat haar functie - die nieuw is aan de TU/e - door iedereen gedragen wordt. “Een ombudsman kan een goede bijdrage leveren aan het verbeteren van sociale veiligheid, omdat wij onafhankelijk en onpartijdig kunnen werken. Dat zijn onze ankers, maar daar hebben we weinig aan als de functie niet door iedereen omarmd wordt. De praktijk zal moeten uitwijzen hoe dat gaat. Ik ben in ieder geval heel open ontvangen en de mensen in de sollicitatiecommissie vonden het heel nodig dat deze functie er komt.”

Om die reden wilde ze voor ze besloot de baan te accepteren een gesprek met vicevoorzitter Nicole Ummelen, die sociale veiligheid in haar portefeuille heeft binnen het College van Bestuur van de TU/e. “Ik wilde weten of het bestuur echt een ombudsman wil. Of sociale veiligheid iets is voor de etalage omdat het in VSNU-verband moet, of wil men er echt aan werken? Na mijn gesprek met Nicole Ummelen had ik het vertrouwen om ‘ja’ te zeggen op de baan.”

Jurist en mediator

Soedira omschrijft zichzelf in de eerste plaats als jurist. “Dat zit in mijn DNA. Daarnaast ben ik al tien jaar mediator. Die combinatie is een goede voor de ombudsfunctie. Ik weet wat de juridische kaders zijn, wat mogelijk en redelijk is en ik kan makkelijk het speelveld herkennen.”

Ze studeerde en promoveerde zelf aan de Radboud Universiteit in Nijmegen en werkte er als docent en studieadviseur. “Ik ken universiteiten dus van binnenuit en weet wat er kan spelen, hoe het er soms kan zijn. Gelukkig heb ik zelf geen onoverkomelijke problemen ervaren, maar ik heb het om me heen wel zien gebeuren. Dat ik dacht ‘Je kunt toch echt wel anders met elkaar omgaan’.”

Voor wie?

Een belangrijke taak van de ombudsman is het helpen van medewerkers bij een arbeidsconflict of een dreigend arbeidsconflict. Denk aan problemen in de samenwerking, ontslag, beoordeling of begeleiding. “Iedereen kan in beginsel bij me terecht”, zegt Soedira. “Maar mijn werkveld ligt vooral in de situaties waarin de rechtspositie van medewerkers in gevaar komt of dreigt te komen. Ongewenst gedrag, intimidatie of machtsmisbruik horen in eerste instantie bij de vertrouwenspersonen thuis. Al is die scheidslijn nooit zwart-wit. Als iemand je zo intimideert dat je niet meer kunt functioneren en er richting ontslag wordt gewerkt, dan kan het op mijn bordje terechtkomen. Samen bekijk je wie wat oppakt, na toestemming van de betrokkenen natuurlijk.”

Werkwijze

“Ik hoor de mensen die bij mij aan tafel zitten aan, stel vragen. Als ik toestemming krijg om de vertrouwelijkheid op te heffen, pleeg ik hoor-/wederhoor. Dan kijk ik wat er moet gebeuren. Of er samen gesprekken moeten worden gevoerd, of ik meer mensen moet spreken. Of dat de oplossing hogerop gezocht moet worden. Het gebeurt ook regelmatig dat mensen bij mij komen om hun verhaal te vertellen en om advies te vragen, maar dat ze niet willen dat ik ermee naar buiten treed. Dan ben ik vanwege de vertrouwelijkheid gebonden.”

Onafhankelijkheid

Een ombudsman moet onafhankelijk kunnen werken. Daarom vindt Soedira het van belang dat deze functie niet wordt neergelegd bij een medewerker van de universiteit en dat het een externe functie is. “Je kunt niet onafhankelijk en onpartijdig zijn als je met dezelfde personeelsafdeling moet overleggen over je eigen arbeidsvoorwaarden en het volgende moment met ze om de tafel zit voor een casus die je behandelt.”

Om die reden heeft ze de structuur van interne vertrouwenspersonen aan universiteiten nooit begrepen. “Het enige wat je kunt doen, is luisteren. Echt optreden is vaak moeilijk, omdat vertrouwenspersonen ook in dienst zijn van de universiteit. Veel universiteiten hebben een prachtige zorgstructuur opgetuigd, maar wérken die ook?” Ze snapt dat mensen zich ook zullen afvragen of de ombudsman ‘weer een loketje erbij’ is. “Ik kan die vraag nu ook niet beantwoorden. Dat is een van de eerste dingen die ik wil bespreken straks. Wat verwacht de TU/e van de ombudsman?”

Kwetsbare groep

De meest kwetsbare groep binnen alle universiteiten, zijn de PhD’s, zegt Soedira. “Dat is altijd zo geweest, aan alle universiteiten. Promovendi zijn enorm afhankelijk van hun promotoren en die machtsverhouding kan scheef lopen. Soms lijken universiteiten wel een grote ontgroening. Elkaar aanspreken zonder respect vindt men soms volstrekt normaal. Dat komt vaak doordat men zelf niet anders kent, en nooit aangesproken wordt op de negatieve effecten van bepaald gedrag. Elkaar aanspreken, vinden we namelijk eng. En daar kan ik bij helpen: de ombudsman is een soort van tegenspreker in de goede zin van het woord, die je nodig hebt om het gezamenlijke doel na te streven: een sociaal veilige universiteit.”

De ombudsman is een soort van tegenspreker in de goede zin van het woord, die je nodig hebt om je doel na te streven: een sociaal veilige universiteit

Anna Soedira, ombudsman TU/e

Ze haalt een zaak aan van een promovendus die in conflict was met de promotor. “Als ik daar niet had ingegrepen en die persoon naar een andere promotor had weten te krijgen, was die nooit gepromoveerd. Dat maakt het voor mij de moeite waard. Ook hier is weer van belang: ondervind je als ombudsman tegenwerking als je naar oplossingen zoekt, of krijg je medewerking en samenwerking? Alleen dan kun je echt iets betekenen. Niemand vindt het fijn om in een conflictsituatie te zitten, ook degene die de touwtjes in handen heeft niet. Maar als het je dan toch lukt om over je eigen schaduw heen te kijken en toe te staan dat de promovendus bij een ander terecht kan om zijn promotie af te maken, dan kom je ergens.”

Niet meer praten, maar dóen

Soedira staat voor actie, handelen. “We moeten niet nog meer praten over sociale veiligheid, maar ermee aan de slag gaan. Mijn tijd, en die van medewerkers van de universiteit is te kostbaar om nog meer praatgroepen en statuten rondom dit onderwerp in het leven te roepen. We moeten gewoon handelen, doén! En natuurlijk komen mensen bij mij om te praten, maar dat is om ergens te komen, om iets op te lossen.”

Ze hoopt vooral dat mensen op tijd hun weg naar haar weten te vinden, en het niet uitstellen totdat het niet meer te redden is. “Soms spelen zaken al jaren voor ze bij mij komen. Dan ben je voorbij elke vorm van mediation. ‘De ombudsman redt me wel’, denken ze dan, maar dat is niet altijd realistisch. Dit gebeurt nog te veel, en ergens snap ik dat ook wel. Het is heel moeilijk om naar buiten te treden met dingen die je hoog zitten en als je je daarbij onveilig voelt. Maar hoe eerder je naar me toe komt, hoe beter ik kan helpen om de situatie op te lossen.”

Tijd en verwachtingen zijn belangrijke factoren voor Soedira. “Als je iemand aan tafel hebt zitten, kom je eigenlijk altijd tijd tekort. Als ik met een zaak bezig ben, kan dat zo intensief zijn, dat je alleen daarmee vaak al veertig uur kunt vullen. Maar ik werk maar drie dagen, dus ik zal mijn tijd moeten verdelen. Met het bestuur heb ik overigens afgesproken dat we in gesprek blijven over wat nodig is om deze functie goed in te vullen binnen de universiteit.”

Online voordelen

Bij de Universiteit Maastricht werkte Soedira sinds de coronacrisis enkel online. “En ik moet zeggen dat dat goed werkt. Misschien is het zelfs wel beter voor medewerkers om op die manier hun verhaal te kunnen doen, zonder ‘gezien’ te worden als ze mijn kantoor binnengaan.” Ze gaat drie dagen per week werken voor de TU/e, en zal waarschijnlijk twee dagen per week op de campus aanwezig zijn.

Soedira wil graag een beroep doen op de leidinggevenden aan onze universiteit: “Het imago ‘daar moet je voor oppassen’ kleeft een beetje aan het instituut ombudsman. Maar ik ben er niet om mensen op de vingers te tikken. Ik wil graag dat we op een effectieve manier samen werken aan sociale veiligheid. Dat heeft tijd nodig, maar elke stap is er één. Mijn bijdrage hier zal dan ook niet meteen zichtbaar zijn. Misschien zelfs niet binnen de termijn van twee jaar. Maar ik hoop wel een bijdrage te leveren om samen de goede richting in te gaan. Laten we met het instituut ombudsman samen vooral het goede doen.”