‘Vertrouwenspersonen zijn meer nodig dan ik had verwacht’

Natuurlijk horen ze binnen de vier muren van vertrouwelijkheid schrijnende zaken die verdrietig stemmen en die ze eigenlijk liever niet willen horen, maar de drie vertrouwenspersonen ongewenst gedrag en integriteit aan de TU/e zijn realistisch. “Er gebeuren hier ook nare dingen, dat is overal zo”, zegt Henny van Alphen. “Ik wist dat er dingen spelen.” Hjalmar Mulders staat er anders in: “Er gebeurt meer dan ik van tevoren had verwacht.” “We zijn minder menselijk dan ik had gehoopt”, vult Van Alphen aan. “En vertrouwenspersonen zijn meer nodig dat ik had gedacht”, besluit Mulders. Hun collega Tineke van den Bosch weet na 12,5 jaar wel dat het een illusie is om te denken dat vertrouwenspersonen niet nodig zijn aan de TU/e.

Wanneer je aan onze universiteit te maken krijgt met ongewenst gedrag - denk aan (seksuele) intimidatie, agressie, geweld, pesten, discriminatie - kun je je zorgen, angsten en twijfels kwijt bij Tineke van den Bosch, Hjalmar Mulders en Henny van Alphen. Tineke, werkzaam als coach bij Human Resources Management, is de nestor van het gezelschap. Al 12,5 jaar biedt ze een luisterend oor aan studenten en medewerkers van de TU/e in haar rol als vertrouwenspersoon. “Ik vind het fijn om mensen te helpen en vind het belangrijk dat we deze functie hebben aan de universiteit.”

Drijfveren

De drijfveer van Hjalmar Mulders, docent aan de faculteit Applied Physics en sinds 2,5 jaar vertrouwenspersoon, is om een luisterend oor te bieden aan slachtoffers van ongewenst gedrag. “Het grootste probleem is dat zij alleen staan, zich geïsoleerd voelen. Er moet iemand zijn met wie ze kunnen praten en dat wil ik zijn.”

Henny van Alphen, senior projectleider bij Information Management and Services, begon afgelopen september aan haar rol als vertrouwenspersoon. “Ik vind het waardevol dat ik mensen kan opvangen en dat ze in alle vrijheid en veiligheid hun verhaal bij me kwijt kunnen. Het kan best lastig zijn om zonder oordeel te luisteren.”

Ze zegt dat je niet bang aangelegd moet zijn als vertrouwenspersoon. “We zijn heel kwetsbaar in onze rol, zeker als we bij gesprekken zitten met bijvoorbeeld leidinggevenden. We kaarten toch problemen in onze eigen organisatie aan. Van Hjalmar leer ik dat je niet bang moet zijn om de confrontatie aan te gaan en altijd moet proberen vriendelijk te blijven.”

Wij lossen de problemen niet voor je op, maar denken
samen met je na over een oplossing.

Vertrouwenspersoon Henny van Alphen

Mulders vult aan: “Je moet als vertrouwenspersoon vooral kunnen luisteren en meedenken. Maar niet met oplossingen komen. Ik ben een techneut en een man en moet vaak mijn tong eraf bijten tijdens gesprekken om niet meteen oplossingen te gaan spuien. ‘Waarom doe je niet…’ en ‘Kun je dan niet gewoon…’.” “Dat ligt niet aan jou”, zegt Van den Bosch, “dat gebeurt ons ook.”

“De mensen binnen onze gemeenschap zijn gewend problemen zelf op te lossen. Dat is een belangrijke eigenschap van een wetenschapper. En als dat niet lukt, gaan ze meestal nog iets beter hun best doen”, zo kenmerkt Mulders de TU/e-populatie waarvan hij zelf ook deel uitmaakt. “Mensen vragen hier niet gauw om hulp”, weet Van den Bosch. “Maar het wordt prettiger als je het niet alleen hoeft te doen. Als je het gevoel hebt dat je je verhaal niet meer bij je manager of leidinggevende kwijt kunt, dan kun je bij ons aankloppen. Daar zijn wij voor.” “En soms is je verhaal kunnen vertellen al de oplossing”, zegt Van Alphen.

Erkennen

Een gesprek aanvragen met een van de vertrouwenspersonen is een hele stap voor veel mensen. Mulders: “Kunnen vertellen dat iemand iets met je doet wat je onprettig vindt, is ook voor jezelf de erkenning voor jezelf dat er iets aan de hand is. Als je het aan niemand vertelt, dan kun je - ook voor jezelf - doen alsof het probleem niet bestaat.” Van den Bosch adviseert om niet te lang te wachten als iets je dwars zit. “Hoe eerder je komt, hoe beter we je kunnen helpen om te zorgen dat de situatie niet escaleert.”

“Veel gesprekken beginnen met ‘Ben ik gek dat ik dit voel?’ of ‘Ik weet niet of ik hier met jou over moeten praten…’”, zegt Mulders. “Het belangrijkste dat wij de mensen kunnen teruggeven is dat hun gevoel niet gek is, dat het níet normaal is wat er is gebeurd.”

De mensen binnen onze gemeenschap zijn gewend problemen op te lossen.  En als dat niet lukt, gaan ze meestal nog iets beter hun best doen.
Vertrouwenspersoon Hjalmar Mulders

Van Alphen start alle gesprekken die ze heeft met de boodschap dat alles wat verteld wordt vertrouwelijk is en blijft. “Soms denken gesprekspartners dat de vertrouwenspersonen de problemen voor ze oplossen, maar dat doen we niet. We gaan naast ze staan om samen na te denken hoe we hun probleem kunnen aanpakken.”

“Soms komen mensen binnen met de mededeling dat ze een klacht willen indienen bij de klachtencommissie. Wij proberen dat juist te voorkomen, willen proberen om samen tot een oplossing te komen. Maar allereerst luister ik. Als ze na het eerste gesprek nog steeds een klacht willen indienen, vraag ik de klager om na te denken over scenario’s en sparren we daarover in een tweede gesprek.” Voor zover de vertrouwenspersonen het horen - ze krijgen niet altijd feedback wat iemand heeft ondernomen na een gesprek met een van hen - worden er weinig klachten ingediend. Afgelopen jaar is dat één keer gebeurd.

Signaalfunctie

“Soms willen mensen alleen maar dat wij weten dat er iets speelt in hun groep of afdeling. Zodat we als we nog eens iets uit die hoek horen kunnen signaleren dat daar iets aan de hand is”, zegt Van Alphen. Maar daar komt de vertrouwelijkheid om de hoek kijken, want de drie weten onderling niet van elkaar wie ze spreken. “Dan vragen we toestemming om een casus met de andere vertrouwenspersonen te bespreken en soms bespreken we casussen anoniem met elkaar. Dat helpt ons om beter te helpen.”

Daarnaast kunnen ze bij elkaar terecht om stoom af te blazen. “Je hoort soms echt schrijnende zaken en die neem je toch mee naar huis in je hoofd ’s avonds”, zegt van Alphen. “Problemen kunnen zo complex zijn, met veel betrokkenen. En uitzichtloos.”

Soms verwijzen ze mensen ook door. “Zo neem ik geen zaken aan die bij mijn dienst IMS spelen of bij ID, want daar werkt mijn vrouw”, zegt Van Alphen. “Hjalmar kan niks doen wat bij zijn faculteit Applied Physics speelt en Tineke kan geen gesprekken doen die een link hebben met haar dienst Human Resources Management. Daarom is het zo belangrijk om vertrouwenspersonen te hebben uit verschillende onderdelen van de universiteit. Vanwege de diversiteit zouden we ook graag een vertrouwenspersoon willen hebben die van niet-Nederlandse komaf is.”

We zijn geen intermediair; we staan altijd naast de melder.
Vertrouwenspersoon Tineke van den Bosch

Het gebeurt ook wel dat de vertrouwenspersonen aansluiten bij een gesprek met een leidinggevende. “In eerste instantie geven we mensen handvaten om zelf het gesprek aan te gaan. Mensen maken zich vaak heel druk als ze een spannend gesprek moeten voeren. Ik zeg dan vaak dat ze nog niks hoeven doen, alleen er naartoe gaan en luisteren. Als ze het graag willen, sluiten wij aan bij een gesprek. Het geeft lading als we erbij zijn. En we staan altijd naast de melder. We zijn geen intermediair”, zegt Van den Bosch. “Soms verduidelijken we wat de melder zegt, want er zitten vaak veel emoties in die aanvallend kunnen overkomen. Die emoties kunnen wij verzachten zodat een gesprek minder snel ontspoort. Dat helpt vaak echt”, aldus Mulders.

Hoe zwaar hun rol soms ook is, ze krijgen er ook energie van. “Als mensen door met mij te praten een nieuw inzicht krijgen en daarmee hun probleem oplossen, ben ik blij”, zegt Mulders. Van den Bosch is blij als ze handvaten kan aanreiken waardoor mensen toch een gesprek durven aangaan. Van Alphen: “Mensen zijn zo blij wanneer er naar ze geluisterd wordt. Ze zitten soms zo vast. Door het probleem te bespreken, ontstaan er toch uitwegen. Dat haal ik voor mezelf uit.”

Getallen

Wanneer het om mensen gaat, wil je per definitie niet dat ze een nummer zijn, maar toch vragen we de vertrouwenspersonen naar getallen. Hoeveel TU/e’ers weten hun weg te vinden naar de vertrouwenspersonen en waarvoor komen ze naar hen toe? In 2021 waren dat 58 medewerkers en 18 studenten. “Ik kan me nog herinneren dat ik ze moest optellen voor ons jaarverslag en dat ik schrok van het aantal”, zegt Mulders. Intimidatie, pesten en problemen met leidinggevenden zijn de meest voorkomende onderwerpen, zegt Van Alphen.

Vooral het laatste komt veel voor. Mulders heeft al tientallen casussen voorbij zien komen waarbij studenten of promovendi problemen hebben met hun begeleider. “Dan moeten ze bijvoorbeeld dingen doen die niet in hun belang zijn, of die niet leiden tot afstuderen of een proefschrift. Als ze dit aan de orde stellen, volgt intimidatie: ‘Als je dit niet doet, heeft dat consequenties’. Dat patroon zie ik vaak”, zegt Mulders. “En dan wordt het lastig, want we zijn een universiteit en geen bedrijf. Er is een onmetelijk grote afhankelijkheid tussen studenten/promovendi en hun begeleiders. In een bedrijf kun je zeggen ‘Ik ben weg hier, ik zoek wel een andere baan’, maar dat werkt zo niet in de wetenschap. Onderzoek vindt vaak in niches plaats, je kunt niet zomaar overal terecht. En iedereen kent elkaar, dus als je ergens weggaat op een niet zo’n leuke manier, kun je niet zomaar op die andere plekken aan de slag.” Van den Bosch vult aan: “Bovendien gaat het vaak om je eerste baan, dus je bent heel kwetsbaar.”

Er moet meer aandacht zijn voor leiderschapsvaardigheden, vinden de vertrouwenspersonen. “Leiders worden binnen een universiteit vaak aangesteld op basis van hun onderzoeksexpertise, niet op hun leiderschapskwaliteiten. Dat is raar, want de beste wetenschapper is niet altijd de beste manager.” “Leiderschap komt er vaak ‘bij’”, zegt Van den Bosch. “En vaak voelt het ook nog eens als corvee”, vult Van Alphen aan. Ze zouden graag zien dat hier stappen in worden genomen aan de universiteit door een ander aanstellingsbeleid en goede begeleiding van de leiders. Binnen Erkennen en Waarderen worden hier al stappen in gezet.

Meer dan gesprekken

Van Alphen benadrukt dat het voeren van vertrouwelijke gesprekken met TU/e’ers niet het enige is dat ze als vertrouwenspersoon op hun bordjes hebben liggen. “We hebben ook een adviserende rol, bijvoorbeeld toen de student confidential contactpersons werden ingesteld. Of als bijvoorbeeld het studentensportcentrum een nieuw protocol wil invoeren rondom sociale veiligheid. En eigenlijk zouden we ook aan preventie moeten doen, door bijvoorbeeld leidinggevenden voorlichting te geven over het voorkomen van ongewenst gedrag, maar daar hebben we gewoonweg niet genoeg tijd voor in die paar uur per week dat we naast ons werk vertrouwenspersoon zijn.”

Práát met elkaar, en isoleer jezelf niet. Wij zijn er om naar je te luisteren.

Vertrouwenspersoon Hjalmar Mulders

Wat willen de vertrouwenspersonen onze gemeenschap meegeven als advies? “Luister naar elkaar”, adviseert van Alphen. “Práát met elkaar”, vult Mulders aan, “en isoleer jezelf niet. Ik zie dat bij veel slachtoffers. Die maken zichzelf klein en praten niet meer met collega’s en ook thuis vertellen ze niet wat hen dwars zit. Ik weet dat we het aan onze universiteit moeilijk vinden om met elkaar te praten en feedback te geven of ontvangen, maar kom naar ons toe. Wij zijn er om naar je te luisteren.” Van den Bosch: “Het is prettiger als je het niet alleen hoeft te doen, dat geldt voor alles in het leven. Maar dingen delen door met ons te praten, lucht enorm op.” En zij kan het, na 12,5 jaar on the job, weten.

Wil je een afspraak maken met een van de vertrouwenspersonen? Je kunt zelf kiezen met wie je een gesprek wilt. Naast de drie interne vertrouwenspersonen, kun je ook kiezen voor twee externe vertrouwenspersonen. Als je het moeilijk vindt om contact op te nemen met een van de vertrouwenspersonen, kun je ook via het SpeakUp-systeem anoniem een melding doen.