‘De TU/e bruist van drive, elan en warmte - houd dat vooral vast’

Natuurlijk had Nicole Ummelen (55), vicevoorzitter van ons College van Bestuur, twijfels over het solliciteren naar de positie van collegevoorzitter van de Open Universiteit. In een tijd waarin ons CvB veel wisselingen kende - rector Frank Baaijens maakte in mei plaats voor Silvia Lenaerts en universiteitssecretaris Susanne van Weelden werd een maand later opgevolgd door Patrick Groothuis - zou ook haar vertrek allesbehalve goede timing zijn.

“Om die reden heb ik tegen de Open Universiteit gezegd dat ik pas in september wilde beginnen. Ik vond het belangrijk dat ik hier zaken goed kan overdragen.”

Niet op zoek

Zittend aan een tafeltje in de Zwarte Doos vertelt ze: “Ik was niet op zoek naar een andere baan, dit kwam op mijn pad. Ik was anders met veel liefde verder gegaan hier. Idealiter was deze vacature pas over twee jaar gekomen, dan had ik mijn tweede termijn kunnen afmaken”, zegt ze met enige spijt.

“Ik heb veel moeite gehad met het loslaten van de TU/e, van de omgeving waar ik zoveel gevoel bij heb. Ik wist dat Silvia zou komen en dat Susanne weg zou gaan en toch moest ik in december vorig jaar kiezen of ik in gesprek wilde gaan bij de Open Universiteit. Die afweging wilde ik op voorhand maken, want ik wilde me niet op het allerlaatst terugtrekken, dat vind ik niet chic.”

Onderwijs op afstand

Ummelen was al betrokken bij de Open Universiteit, waar ze lid was van de adviesraad voor het instellingsplan van de OU. “Deze baan aan de OU past supergoed bij mij. Het is een combinatie van bestuurlijk werk en taken op maatschappelijk- en onderwijsvlak.”

Inmiddels is Ummelen zover dat ze na de zomervakantie de TU/e met gerust hart verruilt voor de Open Universiteit. “Ik vertrek na elf jaar. Het is gezond als er een frisse wind waait, ook binnen het bestuur. We hebben nu twee CvB-vergaderingen gehad met de nieuwe rector en secretaris en je ziet dat er een nieuwe dynamiek ontstaat. Ik vind het leuk dat ik daar nog even onderdeel van mag zijn.”

Ik vertrek na elf jaar. Het is gezond als er een frisse wind blijft waaien, ook binnen het bestuur.

Nicole Ummelen, vicevoorzitter College van Bestuur

“Sinds vorige week begint het besef in te dalen dat ik dingen moet gaan overdragen. Ik werk nog steeds op hetzelfde tempo en met dezelfde intensiteit als ik altijd heb gedaan, maar realiseer me ook dat ik dingen nu voor de laatste keer aan het doen ben. Dat is apart, maar oké. De juiste mensen zitten hier op de juiste plek, ik heb er vertrouwen in dat het goedkomt na mijn vertrek.”

En, zo voegt ze nog toe: “Op dit moment functioneer ik soms nog als het wandelend geheugen van het bestuur. Gelukkig ben ik de wereld niet uit, ze weten me te vinden als ze willen weten hoe zaken in elkaar steken vanuit het verleden.”

Besturen als Zwitserland

Op de vraag wat ze geleerd heeft in de elf jaren aan de TU/e, pareert ze dat anderen daar eigenlijk beter antwoord op kunnen geven. Maar vooruit: “De grootste verandering heb ik doorgemaakt toen ik vanuit de rol van universiteitssecretaris in 2019 overstapte naar het College van Bestuur.”

“Ik zocht naar ‘mijn manier’ van besturen en voelde soms dat er iets anders van mij verwacht werd dan ik deed. Als secretaris gaf ik sturing door tussen de mensen in te staan, hier een gesprek te voeren, daar een zacht duwtje te geven. En ik stuurde ook grote processen aan, zoals de instellingstoets ITTK en de reorganisatie van de onderwijsorganisatie- en ondersteuning aan de universiteit. Ik kreeg wel eens feedback dat je in het CvB op een andere manier bestuurt, iets meer op afstand. Vanuit een soort van neutraliteit.”

Afstand nemen

“Ik ben meer bestuurder geworden de afgelopen vier jaren, en minder manager. Ik zit minder op de processen zelf en neem regelmatig afstand en laat ik processen en gesprekken over aan de mensen om wie het gaat.”

Soms is het handiger om wat te ‘heksen’ in plaats van alles zo snel mogelijk op te willen lossen.

Nicole Ummelen, vicevoorzitter College van Bestuur

Heksen en ridders

Die omslag was niet gemakkelijk voor Ummelen, met haar drang naar het oplossen van problemen en haar directe manier van discussiëren. “Als ik zie dat iets nodig is, vind ik het heel lastig om ervan weg te blijven. Dat had ik al in mijn jonge jaren als universitair docent in Delft; ik wilde me overal mee bemoeien, vanuit de drive om dingen beter te maken.”

“Bij mijn afscheid daar kreeg ik in een speech te horen dat ik een echte ridder was, die op de barricaden springt, en rechtstreeks op haar doel afgaat. Maar soms is het handiger als je wat ‘hekst’: in potjes roeren, wat toevoegen, het mengsel laten brouwen en zien wat er gebeurt. Dat heb ik altijd onthouden en omarmd. Al heeft heksen ook elementen waar ik wars van ben: manipuleren, niet transparant zijn.”

Zelf tot inzicht komen

Ze concludeert met een glimlach: “Het is een continu leerproces. Het directe pad is niet altijd beter. Het is belangrijk dat anderen zélf tot het inzicht komen. Soms moet je even geduld hebben en afwachten hoe iets zich ontwikkelt. Niet meteen een heel pakket over mensen heen storten, maar ze een stukje geven om over na te denken. Een week later is het gesprek dan weer heel anders.”

Veerkracht als taakpakket

Het takenpakket van de vicevoorzitter omvat, vanuit de strategie gezien, alles wat onder de noemer Resilience valt. In het plaatje hierboven staan in blauw de prioriteiten die daaronder vallen.

Ummelen praat vol vuur over SQUAD, het proces van zelfevaluatie waarin in vier rondes alle TU/e-diensten aan de beurt komen. “We zijn enorm gegroeid en diverser geworden; we zijn niet meer dezelfde organisatie als tien jaar geleden. De kwaliteit van de dienstverlening moet daarop aansluiten en daar moet je in investeren. Dat was soms best ingewikkeld, vooral als het ging om het verdelen van geld tussen de faculteiten en diensten.”

Daarop werd SQUAD bedacht met als kernvraag ‘Hoe kunnen we onze dienstverlening aan onderzoekers, docenten en studenten beter organiseren?’. “En dan op zo’n manier dat het ook haalbaar is voor onze mensen bij de diensten. Want zij lopen vaak hun benen onder de kont uit om klanten tevreden te stellen.”

Veel kruim

“SQUAD is een enorme operatie, we zitten nu in de afrondende fase van de tweede ronde. Het kost veel kruim, tijd en energie, maar ik ben er heel trots op dat de diensten zelf zo actief aan de slag gaan met hun toekomst en die van de TU/e. Uiteindelijk levert het een betere dienstverlening op, maar het effect merk je pas echt als de veranderingen geïmplementeerd worden en de mensen op de werkvloer ermee aan de slag gaan.”

In de eerste ronde van de zelfevaluatie van de dienstverlening zaten Data Management and Library en Information Management and Services. Deze diensten zijn uiteindelijk samengegaan in Library and Information Services (LIS). “Een mooi voorbeeld hoe het kan lopen”, zegt Ummelen terugkijkend. “Deze diensten werkten veel samen in het proces - waar overlap zat, werd samengewerkt. Nu zie je dat er synergie komt omdat er geen dingen dubbel meer worden gedaan.”

Onze campus is een community geworden, die 24/7 doorgaat.

Nicole Ummelen, vicevoorzitter College van Bestuur

Bijzondere campus

De ontwikkeling van onze campus was de laatste jaren een groot onderdeel van Ummelens werk. “We hebben een heel bijzondere campus: dichtbij de stad en alles is geconcentreerd rondom de Groene Loper. En onze campus is groen. Dat was altijd al, maar ik heb ‘m de laatste jaren tot bloei zien komen sinds er ook studenten op de campus wonen. Er is 24/7 leven en bedrijvigheid nu, we zijn een community geworden.”

Ruimte is pijnpunt

Met de groeiende studentenaantallen is ruimte een groot pijnpunt, zegt Ummelen. “Dat heeft flinke gevolgen, want er komen niet alleen meer studenten bij, maar ook meer medewerkers, en we hebben meer laboratoria nodig waarin ze kunnen werken. En studentenkamers natuurlijk. Dat loopt echt klem. Bij ons op de campus, maar ook in Eindhoven.”

“Gelukkig hoeven we deze uitdaging niet alleen te tackelen, dat doen we samen met andere onderwijsinstellingen en de gemeente. Het zal nog jaren een knelpunt blijven, maar we zetten er samen de schouders onder. 2024 is wat dat betreft een belangrijk jaar. Dan worden bijvoorbeeld de 735 studentenwoningen opgeleverd die op onze campus gebouwd worden.”

Veiligheid in brede zin

Hield ze zich als secretaris bezig met de fysieke veiligheid van mensen op onze campus, als CvB-lid en binnen de Universiteiten van Nederland ging ze over integrale veiligheid. “Dat gaat om meer dan bits, bytes en multifactor authenticatie”, zegt Ummelen. “Het gaat erom dat onze mensen veilig kunnen werken.”

Toen de Universiteit Maastricht werd gehackt, kreeg ook aan andere universiteiten de veiligheid van infrastructuur, apparaten en systemen meer aandacht. “Je wilt als universiteit heel open zijn en werken, maar dat maakt je organisatie heel kwetsbaar. Dat zijn uitdagende processen voor zowel de onderzoekers als ondersteuners. We zoeken continu de balans tussen autonomie van onze medewerkers en het beschermen van onze organisatie. Laboratoria hebben een labbeheerder die alles regelt, maar de verschillen blijven desondanks groot. En onderlinge afstemming om een goede veiligheid te garanderen is lastig, omdat elke onderzoekssituatie specifieke eisen kent. Toch worden daar nu goede stappen gezet.”

Welzijn en werkdruk

“Werkdruk is een groot punt van zorg voor het hele CvB”, zegt Ummelen gedecideerd. “Wetenschappers ervaren grote werkdruk, maar ook bij de ondersteuning is de situatie nijpend. Het blijft een moeilijk onderwerp om te tackelen. En die werkdruk wordt niet minder als je wilt groeien en als je kwalitatieve ambities hebt die uit SQUAD komen”, realiseert ze zich.

“Dit is geen probleem dat we morgen opgelost hebben, en we moeten in het hier en nu voor onze mensen zorgen. Ik vind het belangrijk dat mensen zich prettig voelen hier, ondanks de werkdruk die we niet een-twee-drie kunnen wegnemen.”

Meer mensen

Meer mensen moeten er komen, zowel bij de faculteiten als diensten. “Het lukt niet altijd om de juiste mensen binnen te halen. Dat geldt voor wetenschappers, maar ook voor de diensten. De mobiliteit is hoog, en we kunnen mensen vaak niet hetzelfde salaris bieden als in het bedrijfsleven, maar ik heb goede hoop. De TU/e heeft een goede naam en we horen dat mensen ons een spannende omgeving vinden om in te werken.”

Heb je een laatste boodschap die je de universiteit wilt meegeven?

“De enorme drive en het elan dat de mensen hier hebben, maakt het zo leuk om hier te werken. Ik hoop dat dat bruisende en warme gevoel blijft. Dat mensen elkaar daar ook in stimuleren. En, heel soft misschien, maar toch: dat iedereen goed op elkaar blijft letten.”

Ze vervolgt: “Als we de groeiplannen kunnen realiseren, moeten we ervoor waken dat we niet verzanden in teveel zakelijkheid en afstandelijkheid. Inhoudelijke gedrevenheid is natuurlijk enorm belangrijk, maar wel met warme betrokkenheid voor de briljante onderzoekers en ondersteuners die hier rondlopen.”

Hoe trek je straks de deur voor de laatste keer dicht?

“Met een zweempje nostalgie en een klein traantje om wat ik achter moet laten. Maar vooral trots en tevreden en met een warm gevoel over de afgelopen elf jaar.”

Vanaf 5 juli is ze met vakantie. Een reis naar de Amerikaanse westkust, al jaren uitgesteld door corona, wacht haar en haar twee zonen. “Ik ga aan een nieuwe baan begonnen, Joep gaat aan zijn master Biomedical Engineering beginnen en Revi start zijn studie Mechanical Engineering hier aan de TU/e. Iedereen beleeft een mijlpaal dit jaar, dat is een mooi moment voor zo’n reis.”

Laatste maand

Maar eerst gaat ze nog een laatste maand vol aan de bak. “Overdrachtsgesprekken, heisessies om dat goed te regelen, dossiers aanmaken voor mijn opvolger, zorgen dat alles door kan gaan tot er een nieuwe vicevoorzitter is”, somt ze op. “Mensen worden wat ongerust nu mijn afscheid nadert. Het komt snel dichterbij, maar we gaan het netjes regelen.”

Momenteel wordt hard gewerkt aan een profielschets voor Ummelens vervanger. Ze hoopt dat die persoon in het najaar het College van Bestuur weer compleet zal maken.

Missen

We lopen na de lunch samen terug van de Zwarte Doos naar Atlas. Over een zonovergoten campus, die volgepakt is met studenten en medewerkers die van hun lunch genieten rondom de vijver. “Dit zal ik zeker gaan missen”, zegt ze met een beetje weemoed in haar stem.

Met mijn zoon sprak ik af: ‘alles wat hier aan de keukentafel besproken wordt over de universiteit, blijft hier’.

Nicole Ummelen , vicevoorzitter van het College van Bestuur

Gelukkig blijft Ummelen, met haar twee zonen die aan de TU/e (gaan) studeren, verbonden met de universiteit. “Mijn oudste zoon Joep studeert Biomedical Engineering, en we praten regelmatig aan de keukentafel over wat we meemaken aan de universiteit. We hebben afgesproken: ‘alles wat hier aan de keukentafel besproken wordt, blijft hier’. Voor hem is het heel interessant om te weten hoe dingen in elkaar zitten, en voor mij is het heel mooi om te zien hoe hij de TU/e beleeft.”

“Tijdens de coronatijd heb ik hem aan de woonkamertafel colleges zien volgen, dan zag ik de impact van wat we met het corona crisisteam bespraken. Ik vind het heel mooi dat ik dat van die kant ook heb mogen meemaken.”

MomenTUm als moeder

“De verbondenheid met de TU/e zal ik blijven voelen, zonder me ermee te hoeven bemoeien”, zegt ze met een lach. “Die knip ga ik wel zetten als ik straks naar de Open Universiteit ga. En als alles goed gaat, haalt Joep binnenkort zijn bachelor en kom ik met MomenTUm terug naar de campus. Maar dan als trotse moeder.”

Nicole Ummelen neemt op 30 augustus afscheid van de universiteit.